Hotele w Hiszpanii nie mogą wykonywać kopii dowodów tożsamości gości

(Foto: Summer Stock)

Od grudnia 2024 r. jest to zakazane. Zgodnie z Dekretem Królewskim 933/2021 hotele i apartamenty turystyczne muszą zbierać dane gości w formularzu, ale nie mają prawa wykonywać ani przechowywać kopii dokumentów tożsamości. Hiszpańska Agencja Ochrony Danych przypomina, że kopiowanie DNI narusza RODO i może skutkować karą do 30 000 euro.

Przeczytaj także: Jak sprawdzić, czy zmarły krewny w Hiszpanii miał polisę na życie?

Dekret Królewski 933/2021 z dnia 26 października, obowiązujący od 2 grudnia 2024 r., określa obowiązki dokumentacyjne i informacyjne osób fizycznych i prawnych prowadzących działalność w zakresie zakwaterowania oraz wynajmu pojazdów. Nakłada on między innymi na właściciela obiektu noclegowego obowiązek gromadzenia określonych danych od osób fizycznych korzystających z jego usług przed rozpoczęciem pobytu. Obiekt noclegowy może (i jest zobowiązany) odmówić świadczenia usług każdemu, kto nie chce udostępnić wymaganych danych.

Do grudnia 2024 r. hotele i obiekty noclegowe miały obowiązek zbierania 14 podstawowych informacji od gości, w tym imienia, nazwiska, numeru dokumentu tożsamości i obywatelstwa. Obecnie lista ta obejmuje aż 42 pozycje, w tym bardziej wrażliwe dane, takie jak numery telefonów, adresy e-mail, informacje o pokrewieństwie między podróżnymi (w przypadku osób niepełnoletnich), dane dotyczące metody płatności czy numer referencyjny umowy o zakwaterowanie.

Przeczytaj także: Jak działa ubezpieczenie od niewypłacalności czynszu w Hiszpanii i co obejmuje?

Wykaz danych znajduje się w załączniku I do Dekretu Królewskiego („Dane, które należy dostarczyć w ramach wykonywania działalności w zakresie zakwaterowania”), w sekcjach A.3, A.4, B.3 i B.4.

W nocie z 17 czerwca 2024 r. Hiszpańska Agencja Ochrony Danych (AEPD) stwierdziła, że nie należy żądać ani przechowywać kopii dokumentu tożsamości, ponieważ jest to sprzeczne z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) i prowadzi do nadmiernego przetwarzania. Z jednej strony, dowód osobisty (DNI) zawiera informacje, których nie ma na liście wymaganych danych (np. zdjęcie, datę ważności dokumentu, imiona rodziców), a z drugiej strony – nie zawiera części danych, których dekret wymaga. Sam DNI nie spełnia zatem wymogów prawnych.

Przeczytaj także: Kompleksowy przewodnik po ubezpieczeniu zdrowotnym w Hiszpanii (aktualizacja: lipiec 2025)

Dodatkowo, jak wskazuje AEPD, kopiowanie dokumentów wiąże się z ryzykiem kradzieży tożsamości – kopia DNI może zostać wykorzystana do stworzenia fałszywego dokumentu albo przesłana online przez osobę, która faktycznie nie korzysta z usług zakwaterowania. Tymczasem celem Dekretu Królewskiego 933/2021 jest „ochrona osób i mienia oraz utrzymanie porządku publicznego”, a kopiowanie dokumentów nie zapewnia skutecznej weryfikacji tożsamości gości.

AEPD uznaje za wystarczające, aby goście dostarczyli wymagane informacje w formularzu – online lub osobiście w obiekcie. Do weryfikacji wystarczy wizualne porównanie dokumentu tożsamości z danymi w formularzu, bez utrwalania kopii.

Przeczytaj także: Hiszpania z największym ukrytym długiem emerytalnym w Europie

Agencja rozważa też alternatywne formy weryfikacji w przypadku rezerwacji online, takie jak użycie certyfikatów cyfrowych czy wysyłanie kodów bezpieczeństwa na numery telefonów lub adresy e-mail podane przez gości (które i tak znajdują się w obowiązkowym wykazie danych). Jednak należy podkreślić, że rozwiązania te nie są jeszcze powszechnie dostępne ani łatwe w użyciu dla wszystkich obywateli.

Nie jest to jednak nowość – już w 2023 r. (a nawet wcześniej) AEPD nakładała na hotele kary za kopiowanie i przechowywanie dokumentów tożsamości gości. W niektórych przypadkach grzywny sięgały nawet 30 000 euro.